作者：程程（CatcherBiz 商務顧問） · 香港公司成立及公司秘書顧問 · TCSP 牌照 TC000218
最後更新：2026 年 10 月 2 日
Invoice（發票）沒有劃一格式，但有幾樣東西漏了就會出事：公司名稱要寫足「有限公司」、編號不可重覆、單據要保存 7 年。本文整理九個必備欄位、編號做法、Invoice 範本怎樣選，以及最常見的六個錯誤。
快速答案
- 香港沒有劃一的 Invoice 格式，亦沒有增值稅，所以毋須「稅務發票」。但有兩條法例直接相關。
- 《公司（披露公司名稱及是否有限公司）規例》（第 622B 章）：發票和收據屬「交易文書」，必須列明公司註冊名稱及是否有限公司，電子版本同樣適用。
- 《稅務條例》第 51C 條：發票、收據等業務紀錄須保存最少 7 年，無合理辯解而未能遵辦，最高罰款 HK$100,000。
- 實務上，一張清楚的 Invoice 應有九個欄位：標題、編號、日期、賣方、買方、項目、金額及貨幣、付款條款、收款方式。
- 編號必須唯一、按次序；開錯了應作廢另開，不要刪除或重用號碼。
- Invoice 是「請款」，收據是「已收款」，報價單是「未成交」，三者不可混用。
法例其實要求什麼？
很多人以為開 Invoice 有「官方格式」。事實上，香港沒有增值稅或銷售稅，法例並無指定 Invoice 的版面。真正與 Invoice 直接相關的規定只有兩條，而且都很容易做漏。
一、公司名稱要寫足，包括「有限公司」
根據第 622B 章，公司的「交易文書」必須述明公司的註冊名稱及是否有限公司。公司註冊處的常見問題列明，交易文書包括公司的發票、收據、托運單、支票、定貨單等；規定同樣適用於電子形式的文件，例如以電郵發出的 PDF Invoice。
實務上最常見的錯誤，是在 Invoice 上只寫品牌名或簡稱，例如把「星海設計有限公司」寫成「星海設計」。註冊了中英文名稱的公司，可選用其中一個，但必須是完整的註冊名稱。無限公司（獨資或合夥）則應使用商業登記上的業務名稱。
二、發票和收據要保存 7 年
《稅務條例》第 51C 條規定，在香港經營業務的人須就收入及開支備存足夠紀錄，並保存最少 7 年。稅務局列明的業務紀錄包括「憑單、銀行結單、發票、收據」。無合理辯解而未能遵辦，最高罰款為 HK$100,000。
換言之，你發出的每一張 Invoice，以及收到的每一張單據，都是日後審計和報稅的依據。遺失單據，不只是年結麻煩，而是法律責任。
一張清楚的 Invoice：九個必備欄位
欄位齊全的 Invoice 範例：賣方完整名稱、編號 PI260922001、日期、買方、項目、總額、收款方式及付款條款。
| 欄位 |
內容 |
常見問題 |
| ① 標題 |
清楚寫上「INVOICE」或「發票」 |
與報價單、收據混用同一版面 |
| ② Invoice 編號 |
唯一、按次序 |
重覆、跳號、開錯後重用 |
| ③ 發出日期 |
Invoice 的日期 |
日期與交貨或服務完成日相距太遠而無說明 |
| ④ 賣方資料 |
完整註冊名稱（含「有限公司」）、地址、聯絡方法 |
只寫品牌名或簡稱 |
| ⑤ 買方資料 |
客戶公司名稱、聯絡人、地址 |
只寫聯絡人名字 |
| ⑥ 項目明細 |
描述、數量、單價、小計 |
只寫「服務費」一行，日後難以核對 |
| ⑦ 總額及貨幣 |
合計金額，並註明 HKD、USD 等 |
沒有寫貨幣，外幣交易容易出錯 |
| ⑧ 付款條款 |
到期日或付款期限，例如「發票日期起 14 日內」 |
沒有到期日，追數無依據 |
| ⑨ 收款方式 |
收款戶口、FPS 識別碼或支票抬頭 |
客戶要再問一次才能付款 |
Invoice 九個必備欄位
商業登記號碼並非第 622B 章的要求，但部分大企業或政府部門會要求供應商列明，視乎客戶而定。
Invoice 編號應該怎樣編？
編號的作用是讓你、客戶和會計師都能準確追蹤每一筆收入。只要符合三個原則，格式可以自訂：
- 唯一：同一個號碼永遠只對應一張 Invoice。
- 按次序：號碼應連續遞增，跳號時要能解釋原因。
- 不重用：開錯了，應把原 Invoice 標示作廢，再開新號碼；不要刪除或改寫舊單。
Invoice、收據、報價單有什麼分別？
| 文件 |
用途 |
何時發出 |
| 報價單（Quotation） |
列明價錢，供客戶考慮 |
成交前 |
| 發票（Invoice） |
要求客戶付款 |
交貨或完成服務後 |
| 收據（Receipt） |
確認已收到款項 |
收款後 |
三種常見商業文件
三者都可能用到同一個版面，但標題和用途必須分清。最常見的混亂，是把報價單直接當 Invoice 使用，或者客戶已付款後仍只有 Invoice 而沒有收款紀錄。
最常見的六個錯誤
- 以個人名義開單：公司的收入，Invoice 應以公司名義發出，收款亦應入公司戶口。
- 公司名稱不完整：漏了「有限公司」或只寫品牌名，不符合第 622B 章。
- 編號重覆或重用：年結核對收入時，一眼就會被會計師或核數師問到。
- 沒有註明貨幣：外幣交易尤其容易出錯。
- 改寫舊 Invoice 而不另開：已發出的 Invoice 被修改，紀錄前後不一。
- 發出後沒有留底：Word 範本逐張改完就傳走，年結時找不回原本。
收到的單據，又怎樣整理？
定期整理比年結前一次過追單據省時得多。
開 Invoice 是收入的一半，另一半是支出單據。建議每月固定做三件事：
集中
收據、發票、帳單放在同一個地方，不要分散在銀包、抽屜和手機相簿。
分清誰付款
註明由公司戶口支付，還是由董事個人墊支；後者年結時要計入董事往來。
拍照留底
熱敏紙收據會褪色，拍照或掃描留底，並保留正本至少 7 年。
這一步最花時間，亦最多人一拖再拖。很多客戶找我們，正是因為年結前才發現一整年的單據沒有整理。
Invoice 範本：用 Word、Excel 還是工具？
網上可以找到不少免費 Invoice 範本（Invoice template），大致分為三類。三者都能做出一張合格式的 Invoice，分別在於日後的管理：
| 做法 |
優點 |
要留意 |
| Word 範本 |
免費、上手快 |
編號、公司名稱要人手改，容易重覆或漏改；檔案散落各處 |
| Excel 範本 |
可自動計總數 |
版面較難看；多人使用時版本混亂，難以追蹤已付未付 |
| 網上開單工具 |
自動編號、資料預設、集中留底 |
要選擇可靠、資料存放清楚的平台 |
三種 Invoice 範本比較
開單量少的時候，Word 或 Excel 範本已經足夠；但只要每月開幾張以上，編號和留底就會開始出錯。
如果你仍然用 Word 或 Excel 逐張改 Invoice，編號、公司名稱和留底都要靠人手記住，最容易出錯。CatcherBiz 新推出的 揀單 GanDan 把上面的做法變成固定流程：
- 十款 Invoice 範本，公司名稱、條款、收款戶口及 FPS 預先設定，每張自動帶入。
- 自動編號，格式為「前綴＋日期＋序號」，不怕重覆。
- 拍照上載支出，AI 逐張讀取日期、金額和類別，你核對確認即可；可註明公司支付或董事墊支。
- 電腦手機同步，毋須安裝程式；免費試用 14 日，毋須信用卡。
詳細介紹：CatcherBiz 推出「揀單 GanDan」。
常見問題
Q. 哪裡可以找到免費的 Invoice 範本？
網上有不少免費的 Word 及 Excel 範本可供下載。亦可使用網上開單工具，例如揀單 GanDan 提供十款 Invoice 範本，免費試用 14 日，編號及公司資料會自動填入。
Q. 香港開 Invoice 一定要用某個格式嗎？
不用。香港沒有增值稅，法例沒有指定版面。但公司發出的發票及收據必須列明註冊名稱及是否有限公司，並須保存最少 7 年。
Q. Invoice 一定要有公司印章或簽名嗎？
法例沒有這項要求。印章或簽名可增加正式感，部分客戶亦會要求，視乎交易對象而定。
Q. Invoice 要印商業登記號碼嗎？
第 622B 章只要求註冊名稱及是否有限公司。商業登記號碼並非必須，但部分客戶會要求列明。
Q. Invoice 開錯了可以刪除嗎？
不建議。應把原 Invoice 標示作廢並保留紀錄，再以新編號重新發出，以免編號斷層，日後難以解釋。
Q. 用電郵發出的 PDF Invoice 也要符合規定嗎？
要。公司註冊處說明，披露公司名稱的規定同樣適用於電子形式的交易文書。
Q. 單據可以只保留電子版嗎？
稅務局對電子紀錄另有指引。為穩妥起見，建議保留正本，同時拍照或掃描作備份。
開 Invoice、整理單據，其實可以很簡單。揀單 GanDan 免費試用 14 日；需要會計團隊處理帳目，亦可隨時 WhatsApp 我們。
WhatsApp 查詢
本文內容為一般資訊，截至 2026 年 9 月整理，不構成法律或稅務意見。個別情況請諮詢專業人士。
