真實個案還原，講清孤兒公司、文件不齊、漏交 NAR1 三個成因。
A 君與拍檔一起開有限公司。分工很自然——拍檔負責所有註冊和秘書事務，A 君專心做生意。
幾年後 A 君想處理股份出售，去查冊的時候才發現：在公司註冊處紀錄裡面，他已經不具股東身分。
追查下去，早在幾年前，他的股份已經透過公司秘書「轉讓」到第三方名下。整個過程沒有經過他同意，亦沒有通知過他。
政府部門只認申報文件，不理會口頭承諾。沒有法定紀錄，即使曾經投入資金，一樣證明不到擁有權。
這件事最令人不安的不是有人做壞事，而是——這個做法在制度上是行得通的，只要沒有人核對。下面三個成因，就是令它行得通的原因。
根據《公司條例》，香港有限公司必須持續擁有公司秘書。
一旦原秘書辭任而沒有即時委任新秘書，公司會喪失進行一切法定文件變更、遞交和報稅的能力——實務上叫做「孤兒公司」。
這個狀態為什麼危險？因為它是一個權力真空：
⚠️ 還有一個很多人不知道的觸發點：你的秘書公司被撤銷 TCSP 牌照。 在香港以提供公司秘書服務作為業務，必須持有信託或公司服務提供者牌照。公司註冊處會不時公佈違規、被警告或被撤牌的持牌人名單。你那一間一旦上榜，你的公司即時變成孤兒公司——而你可能完全不知情。
這是最普遍的誤會。
公司註冊證書（CI）證明公司存在；商業登記證（BR）證明公司有做生意。兩張都不會證明你是股東。
真正證明持股身分的是另外幾份文件：
| 文件 | 作用 | 為什麼重要 |
|---|---|---|
| 公司註冊證書（CI） | 證明公司法定存在 | 不能證明你是股東 |
| 商業登記證（BR） | 稅務局發出，每年更新 | 不能證明你是股東 |
| 周年申報表（NAR1） | 顯示現任董事、秘書、股東和持股 | 這才是註冊處的官方紀錄 |
| 股東名冊（Register of Members） | 列明所有股東和持股比例 | 法定登記冊，公司必須備存 |
| 股份證書（Share Certificate） | 持股的正式憑證 | 你那一份要在你自己手上 |
| 股份轉讓表格（Instrument of Transfer） | 任何股份異動的法定文件 | 應由雙方簽署，各留副本 |
| ND2A／ND2B | 董事及秘書委任、辭任、詳情更改 | 反映人事變動 |
| 公司章程細則 | 公司內部規則 | 轉股程序可能有額外要求 |
這批文件一般公司秘書會保管副本——你應有正本，而且應該主動索取。
不確定自己公司的紀錄對不對？CatcherBiz 持 TCSP 牌照（TC000218），可以先為你查一次現況——董事、秘書、股東、註冊地址逐項核對，看清楚才談轉不轉會。
周年申報表（NAR1）是香港有限公司每年必須向公司註冊處提交的法定文件，內容包括董事、股東、公司秘書資料和股份分配狀況。
如果沒有如期提交或申報錯誤，註冊處系統就不會反映真實擁有權。
而在法律層面，這一點是決定性的——遇到股權爭議，法院會以註冊處紀錄為準。
換句話說：NAR1 不只是一份「要交的表」，它是你手上關於「誰擁有這間公司」的官方證據。年年準時交，本身就是一種保障。
順帶一提：周年申報表遲交的罰款是按逾期日數分四級跳，由 HK$105 一直上升。這部分我們另有專文講解。
過往曾有個案揭發，公司秘書在未經原股東授權的情況下：
由於公司註冊處已經接納文件並更新系統，原股東即使之後發現，要追回擁有權的法律成本亦相當高昂。
這裡要講句公道話：這些是少數個案，有時甚至是由朋友擔任秘書而引起的後果。但正正因為後果這麼重、追回這麼難，預防成本近乎零，值得找一間可靠的公司秘書。
去公司註冊處「電子服務網站」（e-services.cr.gov.hk）的電子查冊，核對董事、秘書、註冊辦事處和股東資料。這些是公開資料，任何人查得到——包括你自己。設一個提醒，每年至少查一次。
CI、BR、最新 NAR1、股東名冊、股份證書、股份轉讓表格、ND2A／ND2B。一間專業的秘書公司應該主動提供；要問才有，本身已經是一個訊號。
去信託及公司服務提供者註冊辦事處（tcsp.cr.gov.hk）查牌照號碼和狀態，順便看看有沒有在違規名單上。免費，兩分鐘。
無論是合夥人還是秘書公司。任何股份轉讓，都應該由雙方簽署法定表格，並各自保留副本。「你不用理，我幫你全部辦妥」這句話在這件事上是紅旗。
四個動作加起來不用一小時。而如果真的出了事，追回的時間和律師費，是以年和六位數計算。
懷疑公司紀錄不妥、或聯絡不到現有秘書？CatcherBiz 持 TCSP 牌照（TC000218），可以先為你查清楚註冊處現況和文件缺口，再決定要不要轉會。