在香港成立有限公司後，許多創業者誤以為完成註冊、報稅程序後便可安心經營。然而，在公司實際營運中，最容易被忽略的，往往是對股東身份與公司控制權的保障。若缺乏對公司秘書制度、內部文件管理及申報流程的認識，極有可能發生「股份被轉讓而不自知」、「公司被奪」等高風險情況。

🎬 案例回顧：股東身份失效，竟全不知情？

影片開首提及一宗真實事件：創業者 A 君與拍檔共同成立公司，但由對方處理所有註冊與秘書事務。數年後 A 君希望處理股份出售時，才驚覺自己在註冊處記錄中已不具股東身份。

深入查核後發現，早於幾年前，其股份已被對方透過公司秘書協助「轉讓」至其他人名下，過程中未經其同意或知情。

📌 重點提醒：政府部門只認申報文件，不理口頭承諾。若未有法定紀錄，即使曾投入資金，亦無法證明擁有權。

原因一：公司秘書辭職，導致公司變為「孤兒公司」

根據《公司條例》，香港有限公司必須持續擁有公司秘書。一旦原秘書辭任，而未即時委任新秘書，公司將喪失進行一切法定文件變更、遞交及報稅等能力。

影片指出，此種狀況被稱為「孤兒公司」，極易被不法人士申請接管，甚至篡改董事及股東資料。

📌 建議：應定期與公司秘書聯絡，確保其服務狀態正常，並保留所有委任／辭任通知文件副本。

原因二：內部文件不全，無法證明持股身份

不少創業者誤以為只要持有公司註冊證書（CI）與商業登記證（BR），便已足夠證明其股東身份，事實上並非如此。

以下為影片中建議必須備存之重要文件：

• 股東名冊（Register of Members）

• 股份證書（Share Certificate）

• 股份轉讓表格（Instrument of Transfer）

• 公司章程細則（Articles of Association）

📌 此類文件一般由公司秘書保管，惟創業者應主動索取副本並妥善保存。

原因三：未遞交周年申報表，註冊處無股東記錄

周年申報表（NAR1）為香港有限公司的法定文件，每年均須向公司註冊處提交。其內容包括董事、股東、公司秘書資料及股份分配狀況。

影片指出，如未如期提交或申報錯誤，註冊處系統將不會反映真實擁有權，導致於法律層面無從證明股權。

📌 重要提示：如遇公司股權爭議，法院將以註冊處紀錄為準。

公司秘書應主動提供的重要文件

影片提醒，專業的公司秘書應每年至少提供以下文件予客戶查核與存檔：

文件名稱	說明
公司註冊證書（CI）	成立公司後由註冊處發出，證明公司法定存在
商業登記證（BR）	由稅務局發出，每年更新一次
周年申報表（NAR1）	顯示公司現任董事、秘書與股東資料
股東名冊	清楚列明所有股東姓名與持股比例
股份證書	正式憑證，證明持有人擁有相應股份
股份轉讓記錄表格	任何股份異動均應使用法定表格處理，並妥善保存副本
董事／秘書委任及辭任表	如 ND2A／ND4，反映董事／秘書人事變動

⚠️ 案例警號：秘書公司涉嫌偽造文件？過往曾有個案揭發，公司秘書在未經原股東授權情況下：

• 私自提交董事更改通知書（ND2A）；

• 虛構持股轉讓文件，將股份過戶至第三方；

• 全程未有通知真正股東。

📌 由於註冊處已接納文件並更新系統，原股東即使發現，亦難以迅速追回擁有權，法律處理成本高昂。

✅ 創業者應如何自保？

1. 每年主動向秘書索取完整公司文件副本

2. 登入 e-Registry 定期查閱公司註冊處資料

3. 不將公司控制權完全交予單一秘書或合夥人

4. 辦理股份轉讓時，務必由雙方簽署法定表格

5. 一旦察覺異常，應即時向公司註冊處查詢並尋求法律意見

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